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行政办公楼会议室使用管理规定
2015-06-01 11:58   审核人:

各有关单位:

为进一步加强会议室的管理,充分发挥作用,明确使用的规定及流程,现结合实际情况,对会议室的使用作如下规定。

第一章  管理部门及管理职责

第一条  行政办公楼会议室由院长办公室统一管理,各会议室的具体分配使用由院长办公室会务管理办公室负责。

第二条  院长办公室会务管理办公室职责:

(一)负责会议室固定资产的管理;

(二)负责会议室的指定、安排与协调;

(三)负责会前各类用品的准备(特殊用品除外);

(四)负责会议服务及会议室清洁,保证会议室内整洁卫生、设施完好。

第二章  会议室使用规定

第三条  各部门使用会议室,需提前一天向院长办公室会务管理办公室(行政楼三层333)提出申请,填写会议室使用申请表(见附件),以便统一安排。

第四条  临时召开紧急会议需使用会议室时,要及时通知院长办公室会务管理办公室并在会后完善申请手续。

第五条  如遇学院紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门,在不能调换的情况下,学院会议优先于部门会议,部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。

第六条  会议室只提供一次性茶杯、茶叶、杯托及开水,其余一律不予提供;如遇特殊需要,经相关领导同意后,可协助部门解决,费用由各部门自行协调。

第七条  使用部门需保持会议室的整洁,爱护设施设备,如需改变会议室布置应征得院长办公室会务管理办公室同意。使用会议室期间,不得乱丢垃圾、乱扔纸屑;不要在桌椅上写画、敲击和刻画;不要改变会议室设备、家具的位置。使用完毕后,将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、关好门窗。

第八条  慎思厅使用完毕后,使用部门负责清洁会场,并与会议室管理员共同检查交接。

第三章  附则

第九条  本规定自公布之日起执行。

第十条  未尽事宜由院长办公室会务管理办公室负责解释。

附件:行政办公楼会议室使用申请表

 

           院长办公室

            2014630

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